Giải pháp nước uống trọn gói cho doanh nghiệp SME – từ setup đến vận hành

Giai đoạn 1: Setup ban đầu cho văn phòng

Ở giai đoạn thành lập hoặc mở rộng văn phòng, doanh nghiệp cần xác định rõ ba yếu tố:

Quy mô nhân sự

Bao nhiêu người làm việc thường xuyên sẽ quyết định:

• Dùng bình 19L hay bình 10L

• Số lượng bình mỗi tuần

• Có cần chuẩn bị nước chai cho phòng họp

Việc xác định ngay từ đầu giúp tránh mua theo cảm tính.

Mô hình nước uống phù hợp

Với phần lớn SME, mô hình hiệu quả nhất là:

• Nước bình lớn cho sinh hoạt hằng ngày

• Nước chai nhỏ dùng riêng cho phòng họp và tiếp khách

Cách này giúp:

• Nhân viên dùng nước bình tại pantry

• Phòng họp vẫn có chai riêng từng người

• Giảm lãng phí chai nhỏ cho nhu cầu nội bộ

Bố trí khu vực nước uống

Một khu nước uống cơ bản nên có:

• Máy nước nóng lạnh hoặc kệ đặt bình

• Không gian thay bình thuận tiện

• Vị trí dễ tiếp cận cho toàn bộ nhân viên

• Thùng rác riêng cho chai nhựa

Setup gọn từ đầu giúp văn phòng tránh tình trạng mỗi người lấy nước một nơi.

Giai đoạn 2: Tính toán lượng nước và lịch giao

Sau khi setup xong không gian, bước tiếp theo là chuẩn hóa lượng nước sử dụng.

Thông thường:

• Một bình 19L phục vụ khoảng 10 đến 12 người mỗi ngày làm việc

• Văn phòng 10 người tiêu thụ khoảng 5 đến 7 bình mỗi tuần

• Văn phòng 20 người tiêu thụ khoảng 10 đến 15 bình mỗi tuần

Tùy quy mô, doanh nghiệp có thể chọn:

• Giao 1 lần mỗi tuần với văn phòng nhỏ

• Giao 2 lần mỗi tuần với văn phòng trên 20 người

Việc chia lịch giao giúp:

• Giảm tồn kho

• Tránh thiếu nước đột xuất

• Dễ theo dõi lượng tiêu thụ

Giai đoạn 3: Tổ chức nước chai cho hội họp

Nước chai nhỏ mang tính “dịch vụ”, nên cần chuẩn bị riêng cho các buổi:

• Họp nội bộ

• Đào tạo nhân sự

• Tiếp khách đối tác

Nguyên tắc đơn giản:

• Mỗi người 1 chai

• Dự phòng thêm 10 đến 15 phần trăm

330ml phù hợp họp ngắn.
500ml phù hợp buổi dài hoặc đông người.

Doanh nghiệp nên tách riêng nước chai khỏi nước sinh hoạt để dễ kiểm soát chi phí.

Giai đoạn 4: Chuẩn hóa vận hành hằng ngày

Khi văn phòng đã vào guồng, nước uống cần được đưa vào quy trình hành chính:

• Có lịch giao cố định

• Có người phụ trách theo dõi lượng nước

• Có kho hoặc vị trí chứa bình rõ ràng

• Có quy trình gom chai dư sau họp

• Yêu cầu hóa đơn VAT đầy đủ

Lúc này, nước uống không còn là việc phát sinh, mà trở thành một hạng mục vận hành ổn định.

Lợi ích của giải pháp nước uống trọn gói

Khi áp dụng mô hình từ setup đến vận hành, doanh nghiệp SME có thể:

• Chủ động nguồn nước mỗi ngày

• Kiểm soát chi phí hàng tháng

• Giảm thời gian xử lý việc lặt vặt

• Giữ hình ảnh chuyên nghiệp khi tiếp khách

• Không bị động mỗi khi có họp hoặc đào tạo

Những lợi ích này tuy nhỏ nhưng tích lũy lâu dài tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong vận hành văn phòng.

iWater và kinh nghiệm triển khai giải pháp nước uống cho SME

Công ty TNHH iWater bắt đầu cung cấp nước uống từ năm 2016, đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ngay từ giai đoạn setup văn phòng.

Trong quá trình triển khai thực tế, iWater thường hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tư vấn mô hình nước uống theo số nhân sự

• Tính toán lượng bình phù hợp

• Thiết lập lịch giao định kỳ

• Cung ứng song song bình lớn và chai nhỏ

• Xuất hóa đơn VAT đầy đủ

Mục tiêu là giúp nước uống trở thành một phần ổn định của vận hành hành chính, không còn là việc phát sinh mỗi tuần.

Khi nước uống được tổ chức như một hệ thống nhỏ

Với doanh nghiệp SME, giải pháp nước uống trọn gói không chỉ là mua nước.

Đó là cách tổ chức lại một nhu cầu lặp lại mỗi ngày:

• Từ setup ban đầu

• Đến giao định kỳ

• Tới phục vụ hội họp

• Và duy trì vận hành lâu dài

Khi làm đúng ngay từ đầu, văn phòng sẽ gọn gàng hơn, nhân viên thoải mái hơn, và doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho những việc quan trọng hơn.