Doanh nghiệp nên đặt nước theo buổi hay theo định kỳ? So sánh chi phí thực tế

Đặt nước theo buổi – linh hoạt nhưng phát sinh nhiều chi phí ẩn

Hình thức này thường xảy ra khi:

• Văn phòng không có kế hoạch nước uống cố định

• Chỉ mua nước khi có họp

• Nhân viên tự xoay xở đặt nước

Ưu điểm

• Không cần tồn kho

• Chỉ mua khi phát sinh nhu cầu

Nhược điểm thực tế

Giá mỗi lần đặt thường cao hơn do mua lẻ.
Phát sinh thời gian cho nhân viên xử lý.
Dễ thiếu nước nếu đặt sát giờ họp.
Không có lịch sử tiêu thụ để tối ưu chi phí.

Quan trọng hơn, mô hình này khiến nước uống trở thành một “việc phát sinh”, thay vì là một phần của vận hành.

Đặt nước định kỳ – ổn định và dễ kiểm soát ngân sách

Đặt nước định kỳ nghĩa là doanh nghiệp:

• Có lịch giao cố định theo tuần hoặc theo tháng

• Duy trì lượng nước ổn định tại văn phòng

• Chỉ bổ sung chai nhỏ khi có lịch họp

Ưu điểm

Giá tốt hơn do mua thường xuyên.
Không bị thiếu nước đột xuất.
Dễ theo dõi lượng tiêu thụ.
Chủ động ngân sách hàng tháng.

Nước uống lúc này trở thành một hạng mục cố định trong chi phí hành chính, thay vì khoản phát sinh khó kiểm soát.

So sánh chi phí thực tế giữa hai hình thức

Ví dụ văn phòng 20 người

Nếu đặt nước theo buổi:

• Mỗi lần họp mua chai nhỏ riêng

• Nhân viên uống nước bình hoặc tự mua ngoài

• Không có kế hoạch dài hạn

Chi phí thường bị đội lên do:

• Mua lẻ nhiều lần

• Phát sinh thời gian xử lý

• Dư chai sau họp

Nếu đặt nước định kỳ:

• Dùng nước bình 19L cho sinh hoạt hằng ngày

• Chỉ bổ sung chai nhỏ khi có họp

• Có lịch giao cố định

Tổng chi phí thường thấp hơn 15 đến 30 phần trăm so với mua rời rạc, chưa kể tiết kiệm thời gian vận hành.

Khi nào doanh nghiệp nên chọn từng hình thức?

Chỉ nên đặt theo buổi khi

• Văn phòng làm việc không cố định

• Nhân sự ít, không có pantry

• Họp rất hiếm

Nên đặt định kỳ khi

• Văn phòng từ 10 người trở lên

• Có sử dụng nước hằng ngày

• Có họp định kỳ

• Cần hóa đơn VAT ổn định

Với phần lớn doanh nghiệp SME, mô hình định kỳ kết hợp chai nhỏ cho phòng họp là phương án hiệu quả nhất.

Mô hình được nhiều doanh nghiệp áp dụng

Thực tế, nhiều văn phòng đang sử dụng cách kết hợp:

• Nước bình 19L cho sinh hoạt nội bộ

• Nước chai nhỏ dùng riêng cho hội họp

Cách này giúp:

• Giảm chi phí chai nhỏ

• Dễ quản lý tồn kho

• Chủ động nước uống mỗi ngày

• Vẫn giữ hình ảnh chuyên nghiệp khi tiếp khách

iWater và kinh nghiệm triển khai nước uống định kỳ cho doanh nghiệp

Công ty TNHH iWater bắt đầu cung cấp nước uống từ năm 2016, tập trung phục vụ hộ gia đình và doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Qua hơn 10 năm triển khai, iWater thường hỗ trợ doanh nghiệp:

• Xây dựng lịch giao nước định kỳ

• Tính toán lượng bình phù hợp theo nhân sự

• Bổ sung chai nhỏ linh hoạt theo lịch họp

• Xuất hóa đơn VAT đầy đủ

Mục tiêu là giúp nước uống trở thành một phần ổn định của vận hành, thay vì là việc phát sinh mỗi tuần.

Đặt nước đúng cách giúp doanh nghiệp vận hành nhẹ hơn

Khi nước uống được tổ chức theo định kỳ, doanh nghiệp có thể:

• Chủ động ngân sách hàng tháng

• Không lo thiếu nước đột xuất

• Giảm thời gian xử lý việc lặt vặt

• Tối ưu chi phí so với mua rời rạc

Đặt nước không chỉ là mua sản phẩm, mà là tổ chức lại một phần nhỏ nhưng lặp lại mỗi ngày trong hoạt động văn phòng.