1. Khu vực khách mời
Đây là khu vực quan trọng nhất vì ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của người tham dự.
Cần chuẩn bị:
-
Nước chai 330ml hoặc 500ml
-
Tính theo số ghế thực tế
-
Dự phòng 5 – 10 phần trăm
Kiểm tra trước giờ khai mạc:
-
Đặt mỗi ghế một chai
-
Logo chai hướng về phía khách
-
Không mở sẵn nắp
-
Căn chỉnh thẳng hàng
Nếu chương trình kéo dài trên 3 tiếng, cần:
-
Chuẩn bị thêm nước bổ sung
-
Hoặc bố trí khu refill riêng
2. Khu vực báo chí
Báo chí thường:
-
Đến sớm hơn giờ khai mạc
-
Ở lại lâu hơn sau chương trình
-
Làm việc tập trung
Cần chuẩn bị:
-
Nước chai riêng cho bàn báo chí
-
Có thể tăng số lượng so với khách thường
-
Đặt sẵn tại khu vực đăng ký
Nếu có phòng họp báo riêng, nên tính riêng số lượng và không gộp chung với khu vực hội trường.
3. Khu vực hậu trường
Hậu trường là nơi nhân sự hoạt động liên tục, tiêu thụ nước nhiều nhưng thường bị bỏ sót khi tính toán.
Cần chuẩn bị:
-
Bình 19L kèm vòi hoặc máy nóng lạnh
-
Nước chai bổ sung cho MC, diễn giả, nghệ sĩ
-
Cốc giấy nếu dùng bình lớn
Số lượng nên tính theo:
-
Tổng số người làm việc phía sau sân khấu
-
Thời gian hoạt động
Hậu trường cần đảm bảo có nước liên tục từ lúc setup đến khi kết thúc chương trình.
4. Nhân sự kỹ thuật và vận hành
Đây là nhóm tiêu thụ nước cao nhất trong nhiều sự kiện, đặc biệt là ngoài trời.
Bao gồm:
-
Âm thanh ánh sáng
-
Camera
-
Livestream
-
Điều phối sân khấu
-
Bảo vệ
-
Tình nguyện viên
Cần chuẩn bị:
-
Bình 19L đặt tại khu kỹ thuật
-
Nước chai bổ sung nếu di chuyển nhiều
-
Dự phòng thêm 10 – 20 phần trăm
Nếu không tách riêng nhóm này khi tính toán, rất dễ thiếu nước trong ngày.
5. Kho dự phòng
Đây là phần quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ.
Kho dự phòng giúp xử lý:
-
Phát sinh tăng khách
-
Thời tiết nóng
-
Chương trình kéo dài
-
Sự cố đổ vỡ
Cách chuẩn bị:
-
Dự phòng thêm 10 – 15 phần trăm tổng số lượng
-
Bố trí khu tập kết riêng
-
Không đặt toàn bộ tại một điểm
Đối với sự kiện lớn, nên chia nước dự phòng thành nhiều cụm để dễ bổ sung nhanh.
6. Các câu hỏi cần tự kiểm tra trước sự kiện
-
Đã tính đủ số khách và nhân sự chưa?
-
Đã tách riêng nước cho hậu trường chưa?
-
Có phương án giao bổ sung khi phát sinh không?
-
Đã xác nhận khung giờ giao hàng?
-
Có khu vực tập kết và bảo quản nước an toàn?
Việc rà soát theo checklist giúp ban tổ chức chủ động và hạn chế rủi ro trong ngày diễn ra sự kiện.
7. Gợi ý phân bổ theo quy mô
Sự kiện 200 khách – 3 tiếng
-
220 – 240 chai cho khách
-
2 bình 19L cho hậu trường
-
1 cụm dự phòng khoảng 20 – 30 chai
Sự kiện 500 khách – 4 tiếng
-
750 – 900 chai
-
3 – 5 bình 19L
-
Kho dự phòng 10 – 15 phần trăm
Sự kiện 1000 khách – ngoài trời
-
2000 – 2500 chai
-
8 – 10 bình 19L
-
Phân chia dự phòng theo từng khu
Kết luận
Chuẩn bị nước uống cho sự kiện không chỉ là đặt đủ số lượng, mà là phân bổ đúng khu vực và có phương án dự phòng rõ ràng.
Một checklist rõ ràng giúp:
-
Tránh thiếu hụt trong giờ cao điểm
-
Giảm lãng phí
-
Hỗ trợ tốt cho khách mời và đội vận hành
-
Giữ hình ảnh chuyên nghiệp cho chương trình
Khi từng khu vực được tính toán kỹ lưỡng từ đầu, sự kiện sẽ vận hành trôi chảy và không bị gián đoạn bởi những yếu tố nhỏ nhưng quan trọng.
